Tu pourrais chercher un freelance toi-même.

Publier une annonce. Regarder les profils. Comparer les expériences. Organiser quelques échanges. Essayer de comprendre qui pourrait réellement correspondre à ton entreprise.

Puis recommencer si la personne n’est finalement pas disponible.

Ou si, trois mois plus tard, tu réalises que ton besoin a évolué et qu’il te faut une autre compétence. 😅

Alors oui, passer par une agence de freelances, c’est ajouter un intermédiaire.

Dit comme ça, je te l’accorde, ça ne fait pas forcément rêver.

Mais pour moi, une bonne agence n’est justement pas là pour ajouter une étape entre toi et la personne qui va travailler avec toi.

Elle est là pour t’en enlever.

La recherche. Une partie du recrutement. La sélection des profils. Certaines questions d’organisation. Et parfois même cette fameuse interrogation :

« Mais de qui ai-je réellement besoin, au juste ? »

Parce que lorsque tu décides de faire appel à quelqu’un, tu n’as pas forcément envie de devenir spécialiste du recrutement administratif au passage.

Tu veux surtout trouver la bonne personne, lui confier une mission et pouvoir avancer plus sereinement.

Et c’est là que le modèle d’une agence peut devenir intéressant.

Pourquoi passer par une agence de freelances pour son entreprise ?

Je ne pense pas qu’il existe une réponse universelle entre travailler directement avec un freelance ou une agence.

Si tu sais exactement quelle compétence tu recherches, que tu connais déjà la bonne personne et que tu souhaites gérer directement toute la collaboration, travailler avec un indépendant peut parfaitement fonctionner.

Mais il y a aussi des moments où tu as surtout envie de pouvoir dire :

« Voilà ce dont j’ai besoin. Aidez-moi à trouver comment on s’organise. »

Et c’est là qu’une agence peut apporter autre chose qu’un simple carnet d’adresses.

La flexibilité et l’adaptabilité

Ton entreprise n’a probablement pas exactement les mêmes besoins toute l’année.

Et heureusement, d’ailleurs. 😄

Il peut y avoir une période où tu as surtout besoin de déléguer ta gestion administrative.

Puis ton activité grandit.

Tu as davantage de clients, un besoin en gestion commerciale apparaît, un événement se prépare ou ton organisation interne demande soudain un peu plus d’attention.

Avec plusieurs profils réunis au sein d’une même équipe, l’accompagnement peut évoluer sans forcément repartir de zéro à chaque nouvelle mission.

C’est aussi l’un des intérêts d’une agence : pouvoir mobiliser différentes compétences selon les besoins de l’entreprise, sans demander à une seule personne de savoir absolument tout faire.

Plusieurs compétences sans chercher plusieurs prestataires

C’est probablement l’un des avantages du modèle agence que je trouve les plus intéressants.

Parce que personne ne sait tout faire.

Et personnellement, je trouve plutôt rassurant de l’assumer. 😄

Une excellente assistante administrative ne sera pas forcément la meilleure personne pour une problématique RH, une coordination événementielle ou une autre expertise particulière.

Passer par une agence permet justement de s’appuyer sur plusieurs prestataires sans devoir recommencer soi-même toute la recherche à chaque nouveau besoin.

Chez Assistarya, par exemple, nous pouvons intervenir sur la gestion administrative, mais également sur les ressources humaines et d’autres besoins qui gravitent autour du quotidien de l’entreprise.

L’intérêt n’est pas d’avoir quinze personnes autour de toi.

C’est de pouvoir faire intervenir la bonne compétence au bon moment.

Un gain de temps avant même que la mission commence

On parle beaucoup du gain de temps obtenu une fois que l’on délègue.

Mais on oublie parfois tout le temps nécessaire… pour réussir à déléguer.

Définir ce que tu recherches. Trouver des profils. Les comparer. Échanger avec eux. Vérifier les disponibilités. Expliquer ton fonctionnement. Choisir.

Puis recommencer si ça ne colle pas.

Tout cela demande du temps.

Une agence peut prendre en charge une partie de ce travail en amont.

Et pour moi, sa valeur commence déjà là.

Parce que si tu cherches à déléguer parce que tu n’as plus assez de temps, passer dix heures à chercher comment gagner trois heures par semaine a un petit côté ironique. 😅

5 conseils pour choisir une agence et ses prestataires

Toutes les agences ne fonctionnent évidemment pas de la même manière.

Certaines font essentiellement de la mise en relation. D’autres assurent également la sélection des profils, la coordination ou le suivi des missions.

Alors avant de faire ton choix, voilà ce que je regarderais.

1. Commence par analyser tes besoins

Avant de chercher un profil, commence par regarder :

• les tâches qui te prennent le plus de temps ;
• celles que tu repousses régulièrement ;
• les missions que tu pourrais confier à quelqu’un d’autre ;
• les compétences dont ton entreprise a besoin aujourd’hui ;
• celles qui pourraient devenir utiles demain.

Tu n’as pas besoin d’arriver avec un cahier des charges de 14 pages.

Heureusement. 😄

D’ailleurs, si tu n’arrives pas à répondre précisément à toutes ces questions, je considère que cela fait aussi partie du rôle de l’agence.

Une bonne agence devrait pouvoir t’aider à transformer un :

« Je sais juste que je n’arrive plus à tout gérer. »

en quelque chose de beaucoup plus clair.

Et si tu te demandes encore si ton besoin est suffisamment important pour déléguer, tu peux commencer par regarder quand il devient pertinent d’externaliser son administratif.

Parce que tu n’as pas besoin d’attendre d’être complètement débordé pour demander de l’aide.

2. Regarde comment les freelances sont sélectionnés

Ça, c’est probablement le point sur lequel je serais la plus attentive.

Parce que passer par une agence n’a pas énormément d’intérêt si elle se contente de chercher rapidement quelques profils sur une plateforme et de te les transférer.

J’aurais envie de savoir comment les personnes sont sélectionnées.

Est-ce que l’agence connaît réellement leur façon de travailler ?

Sait-elle dans quelles missions elles sont particulièrement à l’aise ?

Et sait-elle aussi reconnaître lorsqu’une mission ne correspond pas à quelqu’un ?

Dans le recrutement administratif, les compétences comptent évidemment.

Mais elles ne font pas tout.

La fiabilité, la communication, la capacité à poser des questions, à reconnaître qu’on ne sait pas et à chercher une solution comptent énormément aussi.

Parce qu’au bout du compte, tu ne confies pas uniquement une tâche à quelqu’un.

Tu lui confies une petite partie de ton entreprise.

Et ça mérite quand même un peu plus qu’un CV bien présenté.

C’est d’ailleurs pour ça que j’ai consacré un autre article aux compétences administratives à regarder chez un assistant, au-delà de la simple liste de savoir-faire.

3. Demande ce qui se passe lorsque ton besoin change

Aujourd’hui, tu as peut-être besoin d’aide pour ta facturation.

Dans six mois, ce sera peut-être ton suivi commercial.

Ou tes ressources humaines.

Ou une mission ponctuelle qui demande une expertise complètement différente.

Alors plutôt que de demander simplement :

« Combien de freelances avez-vous dans votre équipe ? »

je poserais une autre question :

« Si mon besoin change demain, comment faites-vous ? »

Est-ce que l’agence dispose réellement d’autres compétences ?

Connaît-elle suffisamment son équipe pour savoir vers qui se tourner ?

Est-ce qu’elle peut te dire :

« Ça, ce n’est pas le domaine de la personne qui t’accompagne aujourd’hui, mais je sais qui peut prendre le relais sur cette partie. »

Parce que l’intérêt n’est pas d’avoir beaucoup de freelances sur une page.

C’est de savoir lequel appeler quand ton besoin change.

Et pour moi, c’est là que la complémentarité d’une équipe prend réellement tout son sens.

4. Regarde comment l’agence communique et coordonne le travail

Imaginons.

Tu as trouvé la bonne personne.

La collaboration commence.

Et maintenant ?

Est-ce que l’agence disparaît en te souhaitant bonne chance ? 👋😄

Ou est-ce qu’elle reste présente ?

Pour moi, c’est une vraie question.

Parce que la valeur d’une agence ne se trouve pas uniquement au moment de sélectionner un freelance.

Elle se trouve aussi dans la gestion de ce qui vient après.

Qui est ton point de contact ?

Que se passe-t-il si ton besoin change ?

Si quelque chose bloque ?

Si la personne qui intervient habituellement devient indisponible ?

Et surtout : est-ce que tu sais clairement qui fait quoi ?

Parce que déléguer ne devrait pas vouloir dire perdre le contrôle.

Tu peux arrêter de tout faire sans arrêter de savoir ce qui se passe.

Et une fois la bonne personne trouvée, il reste encore à construire une façon de travailler ensemble.

J’ai justement regroupé 7 conseils pour déléguer ses tâches administratives plus sereinement.

Parce qu’une bonne délégation ne commence pas et ne s’arrête pas à :

« Tiens, voilà ma boîte mail. Bon courage. » 😅

5. Ne regarde pas uniquement le prix, regarde aussi le cadre

Évidemment que les coûts comptent.

Ce serait un peu facile de te dire le contraire. 😄

Mais si tu compares une agence et un freelance uniquement sur un tarif horaire, tu risques de comparer deux choses qui ne comprennent pas forcément les mêmes services.

Il y a donc une autre question à poser :

« Qu’est-ce qui est réellement compris dans l’accompagnement ? »

La sélection des profils ?

Le suivi ?

La coordination ?

Une solution si la personne qui t’accompagne devient indisponible ?

Et puis il y a tout ce qui concerne tes informations.

Parce qu’en déléguant, tu vas parfois donner accès à ta boîte mail, tes factures, certains outils, des documents internes ou des informations concernant tes clients.

Donc oui, tu as le droit de demander qui aura accès à quoi, comment ces informations sont protégées et comment tout cela est encadré.

Ce ne sont pas des questions pénibles.

Ce sont justement les questions qui permettent ensuite de travailler sereinement.

Même chose pour l’évolution de la collaboration.

Que se passe-t-il si tu as soudain besoin de davantage d’heures ? De moins ? D’une autre compétence ? Ou si tu souhaites arrêter ?

Pas besoin de transformer ça en enquête policière avant de signer. 😄

Mais tu dois savoir dans quel cadre tu vas réellement travailler.

Et c’est pour ça que le meilleur tarif n’est pas nécessairement celui qui affiche le chiffre le plus bas.

La vraie question serait plutôt :

« Qu’est-ce que cette solution va réellement m’éviter de gérer ? »

Parce que si tu économises quelques euros mais que tu dois continuer à coordonner, relancer, chercher des solutions et garder tout dans ta tête…

On a peut-être raté une partie de l’objectif.

Travailler avec une agence : quel accompagnement après le recrutement ?

Trouver le bon freelance n’est finalement que le début.

Pour moi, l’intérêt de travailler avec une agence se voit aussi dans la suite : dans la continuité, la coordination des missions et la possibilité de faire évoluer l’accompagnement lorsque ton entreprise change.

Parce qu’une collaboration peut très bien fonctionner aujourd’hui et avoir besoin d’être adaptée dans six mois.

Le volume peut évoluer.

Une nouvelle compétence peut devenir nécessaire.

Une personne peut aussi devenir temporairement indisponible.

Et c’est précisément dans ces moments-là qu’on voit si l’agence joue réellement son rôle.

Elle ne devrait donc pas seulement t’aider à trouver quelqu’un.

Elle devrait aussi faciliter le travail une fois la collaboration commencée.

Pourquoi j’ai choisi ce modèle d’agence pour Assistarya

Pendant plusieurs années, j’ai travaillé seule comme assistante administrative indépendante.

Et j’aurais pu continuer comme ça.

Mais j’avais envie de construire quelque chose de plus collectif.

Pas simplement pour être plus nombreuses.

Mais parce qu’une équipe permet quelque chose qu’une personne seule ne pourra jamais vraiment offrir : des compétences différentes, des expériences différentes et la possibilité de s’appuyer les unes sur les autres.

J’aime pouvoir dire :

« Ça, ce n’est pas sa spécialité. Mais dans l’équipe, je sais qui peut t’aider. »

J’aime aussi savoir qu’une assistante peut poser une question, demander un avis ou s’appuyer sur les autres lorsqu’elle en a besoin.

Et surtout, je voulais que nos clients ne choisissent pas simplement une personne.

Je voulais qu’ils puissent aussi compter sur un cadre autour de cette personne.

C’est cette envie qui a progressivement donné naissance à Assistarya. Et si tu veux connaître toute l’histoire derrière l’agence, je la raconte davantage sur la page À propos d’Assistarya.

Aujourd’hui, quand quelqu’un nous contacte, je ne cherche donc pas simplement :

« Qui a quelques heures disponibles ? »

Je cherche plutôt :

« Qui, dans l’équipe, correspond réellement à cette entreprise et à ce besoin ? »

Et pour moi, c’est là que se trouve la vraie différence.

La force d’une agence ne se mesure pas au nombre de freelances présents dans son équipe.

Elle se mesure à sa capacité à savoir qui faire intervenir, pourquoi, et à rester présente autour de la collaboration.

Parce que si tu choisis de passer par une agence pour alléger ton quotidien, ce n’est pas pour récupérer derrière un nouveau sujet à gérer.

C’est pour pouvoir te dire :

« Ça, je ne le porte plus seul. »

Et finalement, c’est probablement la raison pour laquelle j’ai créé Assistarya.

Pas simplement pour faire davantage.

Pour pouvoir mieux entourer.

Si aujourd’hui tu sais que tu as besoin d’aide mais que tu ne sais pas encore exactement quelle compétence rechercher, combien de temps déléguer ou même par quoi commencer, tu n’as pas besoin d’avoir toutes les réponses.

Tu peux simplement venir nous expliquer ce qui se passe dans ton quotidien.

On commencera par comprendre.

Le reste viendra après.

Questions fréquentes sur les agences de freelances

Quels sont les avantages de travailler avec une agence de freelances ?

Une agence de freelances peut te permettre d’accéder à plusieurs compétences, d’être accompagné dans la définition de ton besoin et de gagner du temps sur la recherche, la sélection et la coordination.

Pour moi, sa vraie valeur apparaît surtout lorsqu’elle reste présente après la mise en relation.

Quel est le tarif moyen d’un freelance ?

Il n’existe pas un tarif moyen réellement représentatif de tous les freelances.

Le prix dépend du métier, de l’expérience, de l’expertise, du type de mission, de sa durée et du mode de facturation.

Un assistant administratif freelance et un développeur spécialisé, par exemple, ne proposeront évidemment pas les mêmes tarifs.

Et si tu compares un freelance en direct avec une agence, pense surtout à regarder ce qui est compris dans le prix : sélection, accompagnement, coordination, continuité…

Comparer uniquement deux tarifs horaires peut donner l’impression de comparer la même prestation alors que ce n’est pas forcément le cas.

Comment assurer la qualité du travail avec des freelances ?

La qualité du travail dépend à la fois des compétences du freelance et du cadre de la collaboration : des missions claires, une bonne communication, les informations nécessaires et suffisamment de confiance pour poser des questions.

L’agence peut justement contribuer à créer et maintenir ce cadre.

Est-ce plus coûteux de passer par une agence de freelances qu’un freelance en direct ?

Cela peut l’être, notamment lorsque le tarif comprend aussi la sélection des profils, la coordination ou l’accompagnement.

Mais comparer uniquement les tarifs ne suffit pas.

Il faut également regarder ce que l’agence te fait gagner en temps et ce qu’elle t’évite de gérer toi-même.

Comment gérer la relation contractuelle avec une agence de freelances ?

Avant de commencer, vérifie simplement que les rôles sont clairs : avec qui tu contractualises, ce qui est inclus, comment les informations sont protégées, comment l’accompagnement peut évoluer et dans quelles conditions il peut prendre fin.

Pas besoin d’un roman de 84 pages. 😄

Il faut surtout que chacun sache comment la collaboration fonctionne.

Que faire en cas de problème avec un freelance ?

C’est justement une question à poser à l’agence avant que le problème arrive.

Qui contacter ? L’agence intervient-elle ? Une autre personne peut-elle reprendre la mission si nécessaire ?

Quand tout va bien, l’agence peut presque devenir discrète.

Mais quand quelque chose se complique, tu dois savoir qu’elle est toujours là.