« Je suis organisée, rigoureuse et polyvalente. »

Bon.

Sur le papier, c’est parfait. 😄

Maintenant, comment savoir si c’est vraiment le cas ?

Parce que le problème avec les compétences administratives, c’est que certaines sont très faciles à écrire sur un CV… et beaucoup moins faciles à vérifier.

Savoir utiliser un logiciel, on peut le tester.

Mais comment est-ce qu’on vérifie la rigueur ?

L’organisation ?

La capacité à garder la tête froide quand trois demandes arrivent en même temps ?

Et surtout, comment savoir si la personne en face de toi saura comprendre ta façon de travailler, s’adapter à ton entreprise et prendre soin de ce que tu vas lui confier ?

C’est justement ce que je regarde lorsque je rencontre une assistante.

Évidemment, je m’intéresse à son expérience, à sa formation, aux outils qu’elle maîtrise et aux missions qu’elle a déjà réalisées.

Mais je ne m’arrête jamais là.

Parce qu’au fil des rencontres, j’ai compris quelque chose : certaines des compétences que je recherche le plus se découvrent davantage dans une conversation que dans une ligne de CV.

Alors si tu cherches toi aussi à identifier les compétences administratives d’une personne, voici les 5 choses que je regarderais.

Comment identifier les compétences administratives d’une assistante ?

1. Fais-la parler de situations, pas de ses qualités

Si tu demandes à quelqu’un :

« Est-ce que tu es organisée ? »

Il y a assez peu de chances qu’on te réponde :

« Absolument pas, c’est même une catastrophe. » 😄

Même chose pour la rigueur, l’autonomie ou la polyvalence.

Ce sont des qualités que l’on retrouve partout : sur les CV, dans les offres d’emploi, sur les profils professionnels…

Mais seules, elles ne racontent pas grand-chose.

Alors lorsque je veux comprendre comment une personne travaille, je préfère partir d’une situation.

Par exemple :

« Tu arrives chez un nouveau client et son administratif est un peu partout. Par quoi tu commences ? »

Ou :

« Trois demandes urgentes arrivent en même temps. Tu sais que tu ne pourras pas tout traiter immédiatement. Qu’est-ce que tu fais ? »

Ce qui m’intéresse, ce n’est pas d’entendre LA réponse que j’aurais donnée à sa place.

Je veux comprendre son raisonnement.

Est-ce qu’elle commence par poser des questions ?

Est-ce qu’elle cherche à connaître le contexte ?

Est-ce qu’elle identifie les priorités avant d’agir ?

Est-ce qu’elle pense à prévenir le client ?

Est-ce qu’elle est capable d’expliquer pourquoi elle ferait les choses dans cet ordre ?

C’est là que les compétences commencent réellement à apparaître.

Parce que dans notre métier, on n’applique pas simplement une procédure du lundi au vendredi.

On s’adapte constamment à des entreprises, des personnes et des situations différentes.

2. Observe sa façon d’écouter autant que sa façon de répondre

Celle-ci est peut-être moins évidente.

Et pourtant, elle compte énormément pour moi.

Quand on pense au métier d’assistante administrative, on imagine facilement quelqu’un d’efficace, qui traite les demandes, organise les documents, maîtrise ses logiciels et avance rapidement.

Oui.

Mais avant de bien faire, il faut souvent avoir bien compris.

Et pour comprendre, il faut savoir écouter.

Quand je rencontre quelqu’un, je remarque donc les questions qu’elle me pose.

Est-ce qu’elle cherche à comprendre le fonctionnement d’Assistarya ?

Les besoins de nos clients ?

Notre façon de travailler ?

Est-ce qu’elle rebondit sur ce que je lui explique ?

Est-ce qu’elle reformule lorsqu’une information n’est pas claire ?

Ou est-ce qu’elle attend simplement son tour pour parler ?

Ça peut sembler être un détail.

Pour moi, ça ne l’est pas du tout.

Parce que derrière chaque mission administrative, il y a une personne.

Un client qui a ses habitudes.

Sa façon de communiquer.

Ses priorités.

Parfois ses inquiétudes aussi, surtout lorsqu’il commence à déléguer une partie de son activité.

Une assistante peut avoir toutes les connaissances techniques nécessaires : si elle ne prend pas le temps de comprendre la personne en face d’elle, quelque chose finira probablement par coincer.

Et inversement, quelqu’un qui écoute vraiment va souvent poser la bonne question avant même que le problème n’apparaisse.

L’écoute n’est pas le petit bonus humain à côté des compétences.

À mes yeux, elle en fait partie.

3. La rigueur ? Je la regarde dans les petites choses

Il y a quelque chose qui me fait toujours sourire dans les offres d’emploi : tout le monde cherche quelqu’un de « rigoureux ».

Évidemment. 😄

Personne ne va écrire :

« Nous recherchons quelqu’un d’à peu près organisé, qui oublie occasionnellement une facture et perd un document de temps en temps. »

Mais la rigueur, ce n’est pas vraiment un mot sur un CV.

Moi, je la vois dans les détails.

Une personne qui vérifie une information avant de l’envoyer.

Qui reformule lorsqu’elle a un doute.

Qui prend des notes.

Qui respecte ce qui a été convenu.

Qui te prévient lorsqu’elle rencontre un problème au lieu d’espérer très fort qu’il disparaisse tout seul. 😅

Dans la gestion administrative, ce sont souvent de toutes petites choses.

Une date.

Un nom.

Une pièce jointe.

Une échéance.

Une donnée saisie au mauvais endroit.

Mais lorsqu’un dirigeant délègue son administratif, il ne veut pas simplement gagner du temps.

Il veut pouvoir arrêter d’y penser en permanence.

Et ça, c’est une nuance importante.

Pour moi, la rigueur ne consiste donc pas à ne jamais faire d’erreur. Nous sommes humains, ça arrivera.

Elle consiste aussi à vérifier, à communiquer, à reconnaître une erreur lorsqu’elle arrive et à chercher comment éviter qu’elle se reproduise.

C’est cette rigueur-là qui crée de la confiance.

4. Ne confonds pas polyvalence et « savoir absolument tout faire »

La polyvalence est souvent présentée comme l’une des compétences clés du métier.

Et oui, elle est importante.

Une assistante peut intervenir sur de la facturation, du suivi client, de la gestion, de la coordination, des dossiers, des outils bureautiques ou encore différents projets.

C’est un métier très varié.

Mais pendant longtemps, on a aussi associé la polyvalence au fait de savoir tout faire.

Je ne la vois pas comme ça.

Et encore moins depuis que j’ai créé Assistarya.

Je préfère largement quelqu’un qui connaît ses forces, sait où sont ses limites et n’a aucun problème à demander de l’aide plutôt qu’une personne qui répond :

« Oui oui, je sais faire. »

À absolument tout. 😄

Parce qu’on ne peut pas tout connaître.

Un nouvel outil peut arriver.

Un client peut avoir un besoin très spécifique.

Un secteur peut avoir ses propres particularités.

Et parfois, une mission sort simplement de notre domaine de compétences.

Ce qui m’intéresse alors, c’est ce que la personne fait de cette situation.

Est-ce qu’elle cherche ?

Est-ce qu’elle sait où trouver les bonnes informations ?

Est-ce qu’elle peut apprendre ?

Est-ce qu’elle demande de l’aide ?

Est-ce qu’elle est capable de dire : « Je ne sais pas encore » ?

Pour moi, la polyvalence, c’est aussi ça.

Ce n’est pas avoir toutes les réponses.

C’est être capable de s’adapter quand on ne les a pas.

Et c’est aussi l’une des raisons pour lesquelles j’aime le fonctionnement en équipe.

Nous avons des parcours, des expériences et des connaissances différents.

Alors plutôt que d’attendre d’une seule personne qu’elle maîtrise absolument tout, on peut s’appuyer sur les forces de chacune.

Parfois, la meilleure réponse que l’on puisse donner à un client est simplement :

« Ce n’est pas mon domaine, mais je sais qui peut t’aider. »

Et personnellement, ça me rassure beaucoup plus qu’un faux « oui ».

5. Pose-toi une dernière question : est-ce que tu lui ferais confiance ?

Celle-là n’apparaîtra probablement dans aucune grille d’évaluation des compétences administratives.

Elle est difficile à noter sur 10.

Et encore plus difficile à faire rentrer dans un tableau Excel. 😄

Pourtant, lorsque je rencontre une assistante, c’est une question que je finis toujours par me poser.

Est-ce que je serais sereine en confiant l’un de nos clients à cette personne ?

Pas seulement une tâche.

Un client.

Est-ce que je pense qu’elle prendra le temps de comprendre sa façon de travailler ?

Qu’elle fera attention aux informations qu’il lui confie ?

Qu’elle saura poser une question lorsqu’elle aura un doute ?

Qu’elle sera capable de dire qu’elle ne sait pas ?

Qu’elle communiquera si quelque chose ne se passe pas comme prévu ?

Et surtout : est-ce que je sens qu’elle aura envie de prendre soin de cette relation, et pas simplement de terminer sa liste de tâches ?

Parce que derrière une facture, un dossier, une boîte mail ou un tableau de suivi, il y a toujours quelqu’un.

Un dirigeant qui nous confie une partie de son entreprise.

Parfois même une partie qu’il a eu beaucoup de mal à déléguer.

Alors évidemment que je regarde les compétences techniques.

Mais je regarde aussi la personne qui va les mettre au service de quelqu’un d’autre.

Et pour moi, les deux sont indissociables.

Organisation, gestion et outils : les compétences ne font pas tout

Je pourrais te faire une longue liste des connaissances nécessaires pour exercer ce métier.

Et évidemment, il y a des bases.

Une assistante administrative peut notamment avoir besoin de :

• maîtriser différents outils bureautiques et logiciels ;
• organiser et suivre des documents ou des dossiers ;
• gérer et vérifier certaines données ;
• assurer le suivi des tâches et des échéances ;
• communiquer avec les clients et les différents interlocuteurs ;
• participer à la gestion ou à la coordination de projets.

Selon le poste, les missions ou le contexte, certaines compétences techniques seront évidemment indispensables.

Une formation peut aussi apporter d’excellentes bases, tout comme l’expérience professionnelle permet de développer des réflexes que l’on n’apprend pas forcément en cours.

Mais si je m’arrêtais à cette liste pour choisir une assistante, il me manquerait probablement l’essentiel.

Parce que ces compétences me disent ce qu’une personne sait faire.

Elles ne me disent pas encore comment elle va travailler avec quelqu’un.

Et c’est là que, pour moi, les compétences humaines prennent toute leur place.

Est-ce qu’elle écoute vraiment ?

Est-ce qu’elle pose des questions lorsqu’elle ne comprend pas ?

Est-ce qu’elle sait reconnaître qu’elle ne sait pas ?

Est-ce qu’elle va chercher une solution ?

Est-ce qu’elle sait s’adapter à la personne qu’elle accompagne plutôt que d’appliquer exactement la même méthode à tout le monde ?

Les compétences évoluent.

On peut suivre une formation.

Apprendre un nouveau logiciel.

Découvrir un nouvel environnement.

Développer de nouvelles aptitudes avec l’expérience.

C’est pour cette raison que, lors d’un recrutement, je ne cherche pas uniquement à savoir ce qu’une personne sait faire aujourd’hui.

Je veux aussi comprendre comment elle apprend, comment elle réagit et comment elle travaille avec les autres.

Parce qu’une excellente assistante administrative n’est pas simplement une personne capable d’exécuter une mission.

C’est quelqu’un sur qui tu dois pouvoir t’appuyer.

Et pour moi, c’est là qu’une liste de compétences commence à devenir une vraie collaboration.

Chez Assistarya, je ne cherche pas le CV parfait

Quand je rencontre une personne susceptible de rejoindre notre équipe, bien sûr que je regarde son parcours.

Son expérience.

Ses compétences.

Les outils qu’elle connaît.

Les missions qu’elle a déjà réalisées.

Tout cela compte.

Mais à un moment, je ferme mentalement le CV.

Et je regarde la personne.

Sa façon de parler de ses anciens clients.

Les questions qu’elle pose.

La manière dont elle parle de ses erreurs ou de ce qu’elle ne sait pas encore faire.

Son envie d’apprendre.

Sa façon de considérer le service qu’elle apporte.

Parce que je pourrais te parler pendant des heures des compétences de notre équipe.

Mais ce qui compte le plus pour moi, c’est de savoir que je peux leur confier nos clients sereinement.

Je sais qu’elles chercheront à comprendre avant d’exécuter.

Qu’elles poseront une question plutôt que de faire semblant de savoir.

Qu’elles demanderont de l’aide si elles en ont besoin.

Et qu’elles n’oublieront pas qu’au bout du mail, du dossier ou de la facture, il y a une personne.

Finalement, quand je cherche à identifier les compétences administratives d’une assistante, c’est peut-être ça que j’essaie de voir.

Pas seulement :

« Est-ce qu’elle sait faire ? »

Mais aussi :

« Comment va-t-elle le faire, et avec qui ? »

Parce qu’un logiciel s’apprend.

Une méthode évolue.

Une nouvelle compétence peut s’acquérir.

Mais pour construire une belle collaboration, les compétences doivent aussi rencontrer quelque chose de profondément humain.

Et ça, aucun CV ne sait vraiment le raconter.

FAQ – Identifier les compétences administratives

Quels sont les 4 types de compétences ?

On distingue souvent plusieurs catégories de compétences : les compétences techniques, les compétences organisationnelles, les compétences relationnelles et les capacités d’adaptation.

Dans le métier d’assistante administrative, elles se mélangent constamment. Savoir utiliser un logiciel est une compétence technique. Savoir organiser plusieurs priorités relève davantage de l’organisation. Écouter un client ou communiquer clairement fait appel aux compétences relationnelles.

Et pour moi, c’est justement l’ensemble qui compte : une excellente maîtrise technique ne remplace pas la capacité à comprendre la personne avec qui l’on travaille.

Comment identifier des compétences lors d’un entretien ?

Je te conseille de partir de situations concrètes.

Au lieu de demander « Es-tu organisée ? », demande par exemple : « Comment fais-tu lorsque plusieurs demandes urgentes arrivent en même temps ? »

Tu verras alors beaucoup mieux comment la personne raisonne, organise ses priorités et communique.

Comment savoir si une assistante administrative est rigoureuse ?

Regarde les petites choses.

Sa prise de notes, ses questions, sa façon de vérifier les informations, de reformuler une demande ou de suivre ce qui a été convenu.

Pour moi, la rigueur se remarque souvent bien avant de pouvoir se mesurer.

Une assistante administrative doit-elle être polyvalente ?

Oui, mais polyvalente ne veut pas dire experte en tout.

Je préfère une personne capable de s’adapter, d’apprendre et de reconnaître lorsqu’elle a besoin d’aide plutôt que quelqu’un qui prétend maîtriser tous les sujets.

Les compétences humaines sont-elles aussi importantes que les compétences techniques ?

À mes yeux, oui.

Une assistante travaille avec des outils, des dossiers et des données, mais elle travaille surtout avec des personnes.

L’écoute, la communication, la fiabilité et la capacité à comprendre les besoins du client ont donc une place essentielle dans la qualité de l’accompagnement.

Peut-on développer ses compétences administratives avec une formation ?

Bien sûr.

Une formation peut permettre d’acquérir de nouvelles connaissances, de renforcer ses bases ou d’apprendre à utiliser de nouveaux outils.

Mais l’expérience, la pratique et les différentes situations rencontrées dans le quotidien permettent aussi de développer énormément de compétences.

Et si tu cherchais justement cette personne ?

Trouver une assistante qui maîtrise les bons outils, c’est une chose.

Trouver quelqu’un à qui tu vas pouvoir confier une partie de ton entreprise, avec qui tu te sens à l’aise et qui comprend réellement ta façon de travailler, c’en est une autre.

Chez Assistarya, c’est justement ce que nous essayons de construire avec chaque collaboration.

Nous ne cherchons pas simplement à faire correspondre une liste de tâches avec une liste de compétences.

Nous cherchons la bonne personne pour accompagner la bonne personne.

Alors si tu sais que tu as besoin d’aide, mais que tu ne sais pas encore exactement quel profil rechercher, viens simplement nous raconter comment tu travailles et ce que tu aimerais pouvoir déléguer.

On regardera ensemble ce dont tu as réellement besoin.

Et si Assistarya peut t’accompagner, on trouvera ensuite parmi notre équipe la personne qui pourra le mieux trouver sa place à tes côtés. 😊